Maibritt Hansen               Mette Kjær                          Lotte P. K. Thomsen

Daniela Pedersen           Gitte Olesen                        

Formand: Mette Kjær, tlf 31336545 - mail: mette@danceandfitness.dk

Sekretær: Maibritt B. Hansen - mail: maibritt@danceandfitness.dk

Kasserer: Lotte P. K. Thomsen - mail: mette@danceandfitness.dk

Bestyrelsesmedlem: Daniela Pedersen

Suppleant: Anita Dalager 

Suppleant: Gitte Olesen 

Revisor: Helle Jepsen

Revisor suppleant: Laila Mandau

Persondata og privatlivspolitik

Som alle andre firmaer og foreninger behandler vi i forbindelse med arrangemanter, tilmeldning osv. personoplysninger og vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger for at sikre en fair og ærlig behandling af vores medlemmer.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og alle oplysninger  om et medlem slettes, når de ikke længere er nødvendige - eks. ved udmeldmilg af foreningen.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger

1. Medlemsoplysninger:

 Herunder indgår alle almindelig personoplysninger som bliver registreret ved tilmelding dvs: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato,  og e-mailadresse

2.  Oplysninger om ledere og trænere:

Ved tilmelding eller registrering som leder eller træner indsamles følgende data:

Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og evt. bankkontonummer

Derudover indsamles der personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse såsom:

CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold ved obligatorisk indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra:

Som udgangspunkt får vi alle oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Det kan eks. være offentlige myndigheder, der oplyser om nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn. 

Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os, herunder tilknytning til hold og aktiviteter

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

• Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration af din relation til os, herunder tilknytning til hold og aktiviteter

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Bogføringsbilag skal efter bogføringsloven gemmes i 5 fra udløbet af det regnskabsår som bilaget drejer sig om. Det gælder f.eks. lønbilag og bilag om udbetalt omkostningsgodtgørelse.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt. Hvis du fortsætter som alm. medlem gælder regler for medlemmer.

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Vedtægter
§ 1
Foreningens navn er Dance And Fitness og er hjemhørende i Sønderborg Kommune.

§ 2
Foreningens formål er gennem dans og fitness, at fremme glæde og sundhed for den enkelte og
for fællesskabet.

§ 3
1.) Personer optages som medlemmer af foreningen, så snart kontingent er indbetalt og
formålsparagraffen er opfyldt.
Enhver der opfylder formålsparagraffen, kan optages som støttemedlem af foreningen.
2.) Medlemmer kan udmelde sig uden varsel. Indbetalt kontingent refunderes ikke.
3.) Bestyrelsen kan udelukke et medlem, når den finder grund dertil.
Det udelukkede medlem kan anke kendelsen på førstkommende generalforsamling.

§ 4
Foreningen ledes af en bestyrelse der består af en formand og 4 bestyrelsesmedlemmer.
1.) Bestyrelsesmedlemmer, vælges for 2 år ad gangen.
Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen.
2.) Valgbar er ethvert aktivt medlem.

§ 5
Kontingent og sæson fastsættes af bestyrelsen. Bestyrelsen fastsætter regler for betaling af
kontingent

§ 6
1.) Foreningens medlemmer og bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for de for
foreningen indgåede forpligtelser, for hvilke alene foreningen hæfter med dens respektive
formue.
2.) Foreningens medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse over for foreningen ud over
kontingentet.
3.) Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af
nogen art.

§ 7
1.) Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, uanset antallet af fremmødte medlemmer.
Ordinær generalforsamling, indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel, med opslag på
foreningens hjemmeside. Den ordinære generalforsamling, afholdes hvert år inden udgangen af april måned.
2.) Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 7
dage før.
3.) Kun fremmødte aktive medlemmer har stemmeret.
4.) På generalforsamlingen afgøres alle sager ved almindelig stemmeflertal (over halvdelen), dog
kræves til udelukkelse af et medlem, samt til ændring af disse vedtægter, mindst 2/3 af de
afgivne gyldige stemmer for forslaget.
Skriftlig afstemning kan efter ønske foretages.
5.) Revisor skal inden den ordinære generalforsamling, gennemgå regnskabet, samt påse af
beholdningen er tilstede.
Revisor kan desuden til enhver tid, efterse beholdning og bogholderi.

§ 8
På den ordinære generalforsamling behandles følgende:
1.) Valg af dirigent
2.) Aflæggelse af beretning
3.) Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4.) Behandling af forslag
5.) Valg af bestyrelsesmedlemmer
: a. Ulige år vælges formand og 2bestyrelsesmedlemmer
b. Lige år vælges 2 bestyrelsesmedlemmer
c. 2 Suppleanter
d. 1 Revisor
e. 1 Revisorsuppleant
7. Eventuelt

§ 9
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når flertallet af bestyrelsen finder det fornødent,
eller når mindst ¼ af foreningens aktive medlemmer stiller skriftligt krav herom med forslag til
dagsorden.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet herom er modtaget,
og den skal indvarsles i lighed med ordinær generalforsamling.

§ 10
Foreningen tegnes ved underskrift af formanden, dog ved køb, salg eller pantsætning af fast
ejendom samt ved optagelse af lån af den samlede bestyrelse.

§ 11
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

§ 12
Vedtagelse i bestyrelsen kræver, at over halvdelen af bestyrelsen stemmer herfor.

§ 13
Der føres protokol over vedtagne beslutninger. Protokollen underskrives af bestyrelsen - senest
ved næste møde.

§ 14
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Konti i pengeinstitut er oprettet i foreningens navn.
Eventuelt overskud kan ikke udloddes til medlemmer.

§ 15
1.) Foreningen kan kun opløses, når 2/3 af deltagerne i 2 på hinanden følgende ekstraordinære
generalforsamlinger stemmer herfor (se indkaldelse § 9 ).
2.) Ophører foreningen at eksistere, tilfalder foreningens formue foreningsarbejdet i Sønderborg
kommune.

Således vedtaget den 17. juni 2018
Dirigent: Mette Kjær